L'actualité

Brèves

Liaisons sociales Quotidien - L'actualité

Télétravail : ce que prévoit le nouvel accord national interprofessionnel

Mis à jour le 30/11/2020

Les partenaires sociaux ont finalisé le 26 novembre un projet d’accord national interprofessionnel sur le télétravail. Il devrait être signé par sept des huit organisations représentant les employeurs et les salariés. Mise en œuvre du télétravail, droit des télétravailleurs, etc. Ce texte, dont l’objectif est de faciliter la mise en place du télétravail, ne crée pas de droits nouveaux, mais répertorie et clarifie les règles applicables existantes.

« L’accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail » sera paraphé par les trois organisations patronales et devrait l’être par quatre organisations syndicales (v. l’article ci-après). S’il vient compléter le cadre juridique du télétravail, composé de l’ANI du 19 juillet 2005 relatif au télétravail et des articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du Code du travail, cet accord n’a pas vocation à créer des droits nouveaux. Il entend avant tout « expliciter l’environnement juridique applicable au télétravail et proposer aux acteurs sociaux dans l’entreprise, et dans les branches professionnelles, un outil d’aide au dialogue social, et un appui à la négociation », destiné à favoriser la mise en œuvre réussie du télétravail. La conclusion de cet ANI valide le diagnostic paritaire sur le télétravail auxquels avaient abouti les partenaires sociaux le 22 septembre dernier (v. l’actualité n^o 18147 du 24 septembre 2020).

Intégrer le télétravail dans l’entreprise

Afin de préserver l’efficacité du travail et les fonctionnements collectifs, les entreprises sont invitées à réfléchir à l’articulation entre le travail en présentiel et en distanciel, notamment dans le cadre « du dialogue social et professionnel ». Elles sont appelées à tirer les enseignements des mesures prises pour la continuité d’activité pendant la crise sanitaire.

Une vigilance particulière doit également être portée à la préservation de la cohésion sociale interne. Afin d’identifier les facteurs clés de succès, au regard des spécificités de l’entreprise, le texte propose aux entreprises de passer par une phase d’expérimentation suivie d’un bilan.

Facteur d’attractivité et de fidélisation des salariés, le télétravail peut figurer dans les offres d’emploi.

Mettre en place le télétravail en identifiant les activités éligibles

Après avoir rappelé les règles de mise en place du télétravail, y compris en cas de circonstances exceptionnelles, l’accord insiste sur l’importance d’identifier les activités éligibles au télétravail. Cette identification préalable relève de la responsabilité de l’employeur et de son pouvoir de direction. « La définition des critères d’éligibilité peut [néanmoins] utilement alimenter le dialogue social », souligne le texte tout en rappelant que le CSE « doit être consulté sur les décisions de l’employeur relatives à l’organisation du travail ayant un impact sur la marche générale de l’entreprise, dont les conditions de mise en œuvre et le périmètre du télétravail ».

Plus largement, l’ANI fait du dialogue social un « gage de réussite » de la mise en place d’un télétravail adapté à l’entreprise. Des négociations périodiques, comme celles sur la qualité de vie au travail ou le droit à la déconnexion, peuvent ainsi permettre de lancer une négociation sur le télétravail. Quant aux entreprises dépourvues de délégués syndicaux ou de CSE, elles sont encouragées à « se concerter avec les salariés, au regard d’un accord de branche conclu sur ce thème, s’il existe ».

Les conditions d’accès au télétravail

Le texte redéfinit les conditions d’accès au télétravail en remplaçant les articles 2 et 3 de l’ANI de 2005. À ce titre, il réaffirme la règle du double volontariat (salarié et employeur), sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou force majeure.

Selon le texte, le télétravail peut toujours être institué dès l’embauche ou en cours d’exécution du contrat de travail. Dans ce second cas, la conclusion d’un avenant au contrat de travail n’est plus prévue. L’employeur et le salarié peuvent, en l’absence de dispositions prévues par accord ou charte, formaliser leur accord par tout moyen. Toutefois, précise le texte, il est utile de « recourir à un écrit, quel qu’il soit, afin, notamment, d’établir la preuve de l’accord ».

Des précisions sont apportées sur les informations devant être fournies par écrit aux salariés accédant au télétravail, en particulier sur « les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel » et « les règles de prise en charge des frais professionnels, telles que définies dans l’entreprise ».

Concernant le refus de l’employeur d’un passage en télétravail, l’ANI rappelle les règles édictées à l’article L. 1222-9 du Code du travail. Il doit motiver sa décision que dans certains cas listés, notamment si le salarié occupe un poste « télétravaillable » en vertu d’un accord ou d’une charte. Dans les autres situations, l’employeur est simplement invité à préciser les raisons de son refus. De plus, le refus d’un salarié de passer en télétravail ne constitue toujours pas, en soi, « un motif de rupture du contrat de travail ».

Les modalités de sortie du télétravail

L’existence d’une période d’adaptation, pendant laquelle employeur et salarié peuvent mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance préalablement défini, est conservée. Elle permet au salarié de retrouver son poste au sein de l’entreprise.

Quant aux règles de réversibilité du télétravail régulier, elles ont été précisées. Si le télétravail était prévu lors de son recrutement, le salarié continuera à bénéficier d’une simple priorité d’accès à « tout emploi vacant, s’exerçant dans les locaux de l’entreprise et correspondant à sa qualification ». En revanche, lorsque le télétravail ne faisait pas partie de ses conditions d’embauche, le salarié doit désormais retrouver son poste dans l’entreprise. Dans tous les cas, ajoute le texte, « l’employeur peut organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, de sa propre initiative ou à la demande du salarié ».

L’organisation du télétravail

Maintien du lien de subordination, durée du travail, temps de repos, formation, etc., les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés en présentiel, rappelle le texte.

Dans ce cadre, l’employeur doit contrôler la durée du travail du salarié. Le texte rappelle, à ce sujet, les conditions légales de mise en place de moyens de contrôle de l’activité et du temps de travail du salarié (proportionnalité, consultation préalable du CSE et information préalable du salarié). L’employeur doit définir avec le salarié les « plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans l’entreprise ».

Quant à la fréquence de recours au télétravail (hors circonstance exceptionnelle), elle est déterminée par accord entre l’employeur et le salarié. Sans s’opposer au télétravail à temps complet, l’accord attire l’attention sur l’importance d’équilibrer le temps de télétravail et le temps de travail sur site pour éviter de rompre le lien social.

La prise en charge des frais professionnels

Sur la prise en charge des frais professionnels du télétravailleur, l’accord confirme qu’elle doit être assurée par l’employeur. Toutefois, précise le texte, ne sont couvertes que « les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur ». L’accord ne fait pas de la question des frais professionnels un nouveau thème obligatoire de négociation, mais prévoit toutefois que « le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels » peut être un sujet de dialogue social dans l’entreprise. Le texte indique aussi que l’allocation forfaitaire éventuellement versée par l’employeur pour rembourser le salarié est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales dans la limite des seuils prévus par la loi.

Que le salarié travaille avec ses outils numériques ou ceux fournis par l’entreprise, son employeur doit « assurer la protection de ses données personnelles et de celles qu’il traite à des fins professionnelles. Le salarié doit aussi être informé des restrictions qui s’imposent à lui dans l’usage des équipements informatiques et des sanctions encourues en cas de non-respect. À titre de bonne pratique, l’ANI retient que l’entreprise peut notamment communiquer à ses salariés « un socle de consignes minimales à respecter » ou « une liste d’outils de communication et de travail collaboratif appropriés au travail à distance ».

Les règles de santé et de sécurité

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes protections en matière de santé et de sécurité au travail que les autres salariés. Cependant, l’ANI précise qu’« il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée ». Comme auparavant, la présomption d’imputabilité en matière d’accidents de travail s’applique dans le cadre du télétravail, et ce, ajoute désormais le texte, « malgré les difficultés de mise en œuvre pratique » qu’elle occasionne.

En outre, le texte souligne l’importance de la prise en compte du télétravail dans la démarche d’analyse de risque qui doit être transcrite dans le document unique d’évaluation des risques (DUER).

Enfin, l’employeur doit, insiste le texte, informer le salarié en télétravail de la politique de l’entreprise en matière de santé et sécurité, en particulier, sur l’utilisation des écrans et en matière d’ergonomie. Quant au salarié, il est « est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces règles de prévention et de sécurité ».

Adapter les pratiques managériales

Le télétravail « fait évoluer la manière d’animer la communauté de travail et peut donc s’accompagner de la mise en place de pratiques managériales spécifiques ». L’adaptation des pratiques managériales doit être réalisée en fonction du socle tiré de l’ANI encadrement du 28 février 2020 (v. l’actualité n^o 18085 du 22 juin 2020) qui repose sur une relation de confiance entre un responsable et chaque télétravailleur et sur deux aptitudes complémentaires : l’autonomie et la responsabilité nécessaires au télétravail.

D’après l’accord, le manager, accompagné de sa hiérarchie, « a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il assure ou participe à la fixation des objectifs du salarié ». Il lui revient « de favoriser l’articulation entre travail sur site et à distance et de garantir le maintien du lien social entre le télétravailleur et l’entreprise.

Pour faciliter le management à distance (répartition de la charge de travail, résolution des dysfonctionnements, etc.) et permettre une plus grande délégation de responsabilité, l’ANI préconise de définir des objectifs clairs pour les salariés.

Le texte met aussi en avant la nécessité d’assurer la montée en compétences des managers et des salariés face aux évolutions engendrées par le télétravail. Des guides pratiques peuvent leur être fournis et diverses formations peuvent leur être proposées (autonomie du salarié, séquençage de la journée, respect de la durée du travail, utilisation des outils numériques et collaboratifs et cybersécurité, etc.). Il est recommandé que les managers soient formés, dès leur prise de poste, au management à distance notamment dans le cadre du futur « CLéA Manager » dont la création a été actée par l’ANI encadrement.

Enfin, précise le texte, « la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) peut intégrer le télétravail afin d’assurer une cohérence entre l’évolution des modes de travail et le développement des compétences nécessaires au télétravail ».

Les salariés nécessitant une attention particulière

Le télétravail ne doit ni nuire au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes, ni nuire à la progression des carrières, souligne le texte qui recense les salariés nécessitant une attention particulière.

S’agissant des alternants, le télétravail peut nécessiter une adaptation des pratiques « pour garantir l’encadrement des missions de l’alternant par le manager, et la continuité de la relation avec le tuteur ou le maître d’apprentissage ». Une période peut également être prévue pour les nouveaux salariés à l’issue de laquelle ils peuvent accéder au télétravail.

Le télétravail peut constituer un outil de prévention de la désinsertion professionnelle pour les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante. Il peut aussi être mobilisé pour faciliter l’activité des aidants familiaux.

Préserver la relation de travail avec le salarié

L’accord met également en avant le risque d’isolement des télétravailleurs et des salariés sur site en cas de circonstances exceptionnelles. Le maintien du lien social malgré l’éloignement des équipes relève, selon le texte, de la responsabilité sociétale de l’entreprise. En outre, la prévention de l’isolement des salariés intéresse autant la santé des télétravailleurs que le maintien du sentiment d’appartenance à l’entreprise. Elle peut être favorisée par l’établissement de « règles de fonctionnement communes » relatives par exemple « aux responsabilités individuelles et collectives, à la marge de manœuvre et à l’autonomie de chacun ». De plus, le texte prévoit que « le salarié en télétravail doit pouvoir alerter son manager de son éventuel sentiment d’isolement » afin d’y remédier.

La continuité du rôle des IRP et du dialogue social en télétravail

L’ANI rappelle que les salariés en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les salariés en présentiel « s’agissant de leurs relations avec les représentants du personnel, s’ils existent, et l’accès aux informations syndicales ». Sans en imposer la pratique, le texte retient à titre d’exemple que « des entreprises ont mis en place un “local syndical numérique”, des panneaux d’affichage en ligne, etc. ». De plus, afin que les représentants élus du personnel et les mandataires syndicaux puissent maintenir le lien avec les salariés en télétravail, l’accord préconise de définir des « modalités adaptées d’utilisation des outils numériques » dans les accords ou les chartes organisant le télétravail.

Le texte rappelle aussi que « les règles collectives de travail légales et conventionnelles s’appliquent pleinement en cas de recours au télétravail », en particulier celles relatives aux négociations périodiques obligatoires. Le développement du télétravail nécessite d’adapter l’organisation du dialogue social d’entreprise ou de branche, afin qu’il puisse « s’exercer dans des conditions efficaces et satisfaisantes pour tous ». Les signataires estiment que « l’organisation des réunions sur site est préférable », tout en rappelant que la réglementation autorise la tenue de réunion de négociation ou du CSE à distance en l’absence d’accord spécifique, afin, notamment, de répondre à des situations particulières.

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Cherchant à tirer les leçons, de la pandémie de Covid-19 qui a entraîné un recours massif au télétravail, l’ANI invite à anticiper une telle situation et à prévoir dans l’accord ou la charte les modalités applicables en cas de circonstances exceptionnelles. En ce sens, il incite les entreprises à élaborer un plan de continuité d’activité et à identifier en amont les activités éligibles.

En l’absence d’accord ou de charte, il est rappelé que le CSE doit être consulté. Mais, précise le texte, en raison de l’urgence, il peut l’être a posteriori. Dans ce cas, la consultation du CSE doit intervenir dans les plus brefs délais.

Et en l’absence de délégués syndicaux et de CSE, les employeurs sont encouragés « à organiser des concertations avec les salariés avant de mettre en place le plan de continuité par décision unilatérale ».

La mise en télétravail s’imposant aux salariés en cas de circonstances exceptionnelles, l’accord prévoit que l’employeur doit procéder « à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que faire se peut, un délai de prévenance suffisant ».

Globalement, les règles applicables au télétravail régulier ou occasionnel exposées plus haut, ont vocation à s’appliquer en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Il en va ainsi des règles relatives à l’organisation du télétravail (y compris la prise en charge des frais professionnels), à la santé et la sécurité, aux pratiques managériales et à la prévention de l’isolement. De manière concrète, le texte précise aussi qu’en cas de circonstances exceptionnelles le salarié peut avoir à utiliser son matériel informatique quand l’employeur ne lui en a pas fourni.

Pour préserver le fonctionnement des instances représentatives du personnel, l’ANI souligne « l’intérêt de prévoir un protocole de fonctionnement en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure ». Un accord peut en ce sens adapter certaines règles du dialogue social notamment pour assouplir les modalités d’organisation des informations et consultations, et des négociations (aménagement des délais de consultation, réunions en visioconférence). Cet accord peut aussi adapter les règles de communication entre les salariés et leurs représentants pour faciliter l’exercice du droit syndical en cas de télétravail généralisé.

LES CHAPITRES DE L’ACCORD NATIONAL INTERPROFESSIONNEL Préambule

1. Le télétravail dans l’entreprise

2. La mise en place du télétravail

3. L’organisation du télétravail

4. L’accompagnement des collaborateurs et des managers

5. La préservation de la relation de travail avec le salarié

6. La continuité du dialogue social de proximité en situation de télétravail

7. La mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles et de force majeure

8. Comité de suivi paritaire

9. Durée, règles de révision et de dénonciation, extension de l’accord]

Mise en œuvre réussie du télétravail (accord national interprofessionnel du 26 nov. 2020)

Sommaire de ce numéro

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DE WOLTERS KLUWER France (version novembre 2018)

Bienvenue sur ce site, dont Wolters Kluwer France (SAS au capital de 75.000.000 euros, dont le siège social est situé 14, rue Fructidor - 75017 Paris) est le propriétaire et responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Wolters Kluwer France, éditeur juridique de contenus et de solutions pour les professionnels du droit, des ressources humaines, de la réglementation et du chiffre, est une entreprise engagée dans la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Cette politique a pour objectif de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous expliquer comment nous, Wolters Kluwer France, collectons, utilisons et communiquons les informations que vous nous fournissez via notre site institutionnel, notre e-boutique, les sites de nos produits et services, nos portails dédiés et applications mobiles. Merci de bien vouloir la lire entièrement avant d’utiliser ce site ou de nous transmettre des informations vous concernant.

1. Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes : FR-dpo@wolterskluwer.com.

Ce délégué à la protection des données est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données.

2. Une collecte loyale et transparente

Dans un souci de transparence, nous prenons soin d’informer nos clients et prospects de chacun des traitements qui les concernent.

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement notamment lorsque :

3. Le principe de finalité

Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

4. Un traitement de données proportionné

Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous veillons à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

5. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Nous collectons et traitons notamment vos nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone, statut (professionnel, particulier, étudiant), service et/ou civilité, société, fonction, informations de paiement, données de connexions (dates et heures de connexions, adresse IP) et données de navigation, historiques de commandes, préférences et centres d’intérêts, produits consultés, incidents de livraisons, réclamations.

Nous n’effectuons pas de traitement de données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l’appartenance syndicale, ni de traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

6. A quel moment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement notamment lorsque :

Vous créez ou modifiez votre compte client ou compte utilisateur dans votre espace dédié sur l’un de nos sites ;
Vous effectuez une commande ou souscrivez à un abonnement ;
Vous réglez une commande ou un abonnement ;
Vous naviguez sur nos sites, consultez des produits et utilisez nos services ;
Vous participez à un jeu ou un concours ;
Vous contactez notre service client ;
Vous téléchargez un livre blanc ou toute documentation relative à l'un de nos produits ;
Vous demandez une démonstration d’un produit ou un devis ;
Vous participez à un événement, une conférence ou un webinar ;
Vous souhaitez être contacté par un commercial.

7. Quelles données à caractère personnel sont obligatoires ?

Lorsque vous remplissez des champs, le caractère obligatoire de l’information qui vous est demandée est signalé par un astérisque, car ces informations sont nécessaires afin de remplir nos obligations vis-à-vis de vous, à savoir vous fournir une prestation de service ou vous permettre l’achat d’un produit. Si ces informations obligatoires ne nous sont pas communiquées, nous ne pourrons pas vous fournir ce que vous attendez.

Certaines informations, notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant la consultation du site ainsi que ses fonctionnalités, sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre site par des cookies. Pour plus d’information, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies.

8. Quelles sont les bases juridiques et les finalités des traitements de vos données à caractère personnel ?

Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

La gestion et le suivi de la relation commerciale : contrats, commandes, abonnements, livraisons, gestion de votre compte client, gestion des réclamations ;
L’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle, lorsque ces informations et newsletters sont directement liées à vos abonnements et font partie intégrante de vos abonnements ;
La gestion du recouvrement et du contentieux.

Les traitements poursuivant les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser les intérêts légitimes de Wolters Kluwer France ou par un tiers en particulier la gestion, le suivi, le contrôle et le développement de son activité et la connaissance client :

La réalisation des sondages, des études, des enquêtes de satisfaction et des tests produits ;
L’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site ;
La gestion de votre participation à des jeux concours ou des opérations promotionnelles ;
L'élaboration de statistiques commerciales ;
L’analyse et l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site (nombre de pages vues, nombre de visites et activité) de nos services (articles lus) et des publicités affichées sur le site, au moyen de Google Analytics ;
L’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle. La caractérisation de profils clients et l’analyse de vos préférences en matière d’achat ;
L’analyse marketing.

Enfin, les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires à savoir :

La gestion de la facturation et de la comptabilité ;
La gestion de vos droits en tant que personne concernée au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. A cet égard vous pouvez consulter à l’article 9 ci-dessous quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel.

9. Comment gérer vos données à caractère personnel ?

Vous pouvez personnaliser l’envoi des newsletters et des offres promotionnelles que vous souhaitez recevoir en vous rendant sur le site de gestion de vos préférences en matière de communication électronique, accessible depuis tout courriel que nous vous adressons (en cliquant sur le lien de désabonnement, puis sur le lien vers le centre de gestion de vos préférences), ou en contactant le service client (voir article 15.9).

Il est précisé que certaines lettres d'informations que nous vous envoyons sont directement liées à vos abonnements et ces informations font partie intégrante de vos abonnements. Si vous faites le choix de vous désabonner de ces lettres d'actualités, en contactant notre service client, l'exécution partielle du contrat qui nous lie ne pourra nous être opposée.

10. Le recours aux traitements de profilage marketing

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements des données à caractère personnel vous concernant réalisés à des fins de prospection commerciale dans les conditions définies ci-après.

11. Qui seront les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Les personnes habilitées à accéder à vos données sont :

Les personnes habilitées de Wolters Kluwer France et du groupe Wolters Kluwer ;
Les partenaires de Wolters Kluwer France ;
Les prestataires de services avec lesquels nous travaillons pour la gestion de vos commandes et abonnements ainsi que pour l’exécution de certains services que nous vous proposons (facturation, paiement, recouvrement, satisfaction client, etc…) pour les finalités précédemment mentionnées, et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées. Ces prestataires pourront être amenés à vous contacter directement à partir des coordonnées que vous nous avez communiquées. Nous exigeons de manière stricte de nos prestataires de services qu’ils utilisent vos données à caractère personnel uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité la réglementation applicable en matière de protection de données à caractère personnel et d’accorder une attention particulière à la confidentialité et à la sécurité de ces données.

Vos données à caractère personnel pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour Wolters Kluwer France, afin de préserver ses droits et intérêts.

12. Où sont stockées vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de nos prestataires de services, lesquels sont situés au sein de l’Union Européenne.

13. Quelles mesures de sécurité pour vos données à caractère personnel ?

Nous attachons une grande importance à la sécurité de vos données.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données à caractère personnel, nous nous assurons qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

C’est la raison pour laquelle nous mettons en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci. Sur nos sites, nous gérons vos informations de paiement, avec l’aide de notre partenaire Sogenactif (conforme aux règles « PCI » Payment Card Industry), selon des méthodes répondant aux normes de l’industrie (telles que « PCI DSS » / Payment Card Industry Data Security System).

Wolters Kluwer France met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées.

Lorsque nous avons recours à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

De même, Wolters Kluwer France effectue des audits de ses propres services, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.

14. Vos données à caractère personnel seront-elles transférées hors de l’Union Européenne ?

Dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus, nous serons susceptibles de transmettre vos données à caractère personnel à des sociétés situées dans des pays non-membres de l'Espace Économique Européen (Union Européenne, Islande, Liechtenstein, Norvège), dont les législations en matière de protection des données à caractère personnel diffèrent de celles de l'Union Européenne.

Des transferts hors Union Européenne pourront ainsi être réalisés notamment dans le cadre de nos activités suivantes : télévente externe (Maroc), prestations informatiques (Etats-Unis).Les transferts réalisés vers les autres pays sont encadrés par les mesures de garantie appropriées suivantes :

Les données peuvent faire l’objet d’un transfert vers nos prestataires établis aux Etats-Unis, dans le cadre de prestations de services informatiques. Ces derniers ont adhéré aux EU-US Privacy Shield et assurent un niveau de protection adéquat des données (Décision (UE) 2016/1250 du 12-7-2016).
Pour les autres pays hors UE, des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir communication des garanties prises en vous adressant à notre délégué à la protection des données : FR-dpo@wolterskluwer.com.

15. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?

Nous sommes particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

15.1 Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

les finalités du traitement ;
les catégories de données personnelles concernées ;
les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

15.2 Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, Wolters Kluwer France ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si, elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

15.3 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

15.4 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection commerciale ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part de Wolters Kluwer France.

Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (Email, SMS), Wolters Kluwer France pourra y recourir si vous avez donné votre accord au moment de la collecte ou si vous êtes déjà client ou si nous entrons en contact avec vous à titre professionnel. Par suite, vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu.

Enfin, en tant que consommateur, vous avez la possibilité de demander gratuitement l’inscription de votre numéro de téléphone sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique auprès de l’organisme OPPOSETEL par le biais du lien suivant : www.bloctel.gouv.fr. Néanmoins, il convient de noter que cette démarche n’interrompra pas la réception des propositions commerciales par voie électronique, si ce mode de prospection a été expressément consenti et que le consentement n’a pas été retiré auprès du responsable de traitement selon les modalités susmentionnées.

15.5 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données à caractère personnel. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Wolters Kluwer France.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

15.6 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

15.7 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

15.8 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.

15.9 Les modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en vous adressant à notre service client :

Par courrier postal : Wolters Kluwer, Service Client RGPD CP 402 - 14, rue Fructidor - 75 814 Paris CEDEX 17) ;
Par courriel : FR-rgpd@wolterskluwer.com, en précisant votre référence client.

Dernière précision : toute demande par courrier postal ou courriel devra être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.

16. Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Elles sont conservées par des durées variables en fonction de la finalité de leur collecte, à savoir :

Finalité	Durée de conservation
Les données traitées pour la gestion et le suivi de la relation contractuelle	Toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de 5 ans à compter de la fin du contrat.
Les données traitées pour la prospection commerciale des clients	Trois ans à compter de la fin de la relation commerciale
Les données traitées pour la prospection commerciale des prospects	Pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect, ou jusqu’à ce que la personne concernée s’oppose à ce traitement.
Les données traitées pour la réalisation des sondages, des études, des enquêtes de satisfaction et des tests produits	2 ans à compter de leur collecte
Les données traitées pour l’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site (Cookies)	13 mois à partir de la collecte
Les données traitées pour la gestion de votre participation à des jeux concours ou des opérations promotionnelles	6 mois à compter de leur collecte
Les données traitées pour l’élaboration de statistiques commerciales	3 ans après la fin de la relation contractuelle
Les données traitées pour l’analyse et l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site, de nos services et des publicités affichées sur le site	13 mois à partir de la collecte
Les données traitées pour la gestion des impayés	5 ans à compter de la fin de la procédure de recouvrement des impayés
Les données traitées pour la gestion du contentieux	Durée de la procédure jusqu’à ce que soit prescrite l’action en exécution d’une décision de justice passée en force de chose jugée.
Les données traitées pour la caractérisation de profils clients et l’analyse de vos préférences en matière d’achat	3 ans après la fin de la relation contractuelle
Les données traitées pour l’analyse marketing	3 ans après la fin de la relation contractuelle
Les données traitées pour la gestion de la comptabilité	L’exercice en cours, augmenté de 10 ans à compter de la clôture.
Les données traitées pour la gestion du droit d’opposition	Les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition doivent être conservées au minimum trois ans à compter de l'exercice du droit d'opposition.
Les données traitées pour la gestion des droits des personnes concernées	1 mois, sauf dans le cadre de la gestion du droit d’opposition.

Lorsque la règlementation l’exige, ces délais pourront être plus longs. De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

17. Modifications de cette politique

Nous mettons régulièrement à jour cette politique en fonction des évolutions légales et toute mise à jour sera consultable sur cette même page.