Traitements des données en matière RH : quels enjeux juridiques pour le « DRH connecté » ?

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DE WOLTERS KLUWER France (version novembre 2018)

Bienvenue sur ce site, dont Wolters Kluwer France (SAS au capital de 75.000.000 euros, dont le siège social est situé 14, rue Fructidor - 75017 Paris) est le propriétaire et responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Wolters Kluwer France, éditeur juridique de contenus et de solutions pour les professionnels du droit, des ressources humaines, de la réglementation et du chiffre, est une entreprise engagée dans la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Cette politique a pour objectif de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous expliquer comment nous, Wolters Kluwer France, collectons, utilisons et communiquons les informations que vous nous fournissez via notre site institutionnel, notre e-boutique, les sites de nos produits et services, nos portails dédiés et applications mobiles. Merci de bien vouloir la lire entièrement avant d’utiliser ce site ou de nous transmettre des informations vous concernant.

1. Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes : FR-dpo@wolterskluwer.com.

Ce délégué à la protection des données est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données.

2. Une collecte loyale et transparente

Dans un souci de transparence, nous prenons soin d’informer nos clients et prospects de chacun des traitements qui les concernent.

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement notamment lorsque :

3. Le principe de finalité

Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

4. Un traitement de données proportionné

Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous veillons à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

5. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

Nous collectons et traitons notamment vos nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone, statut (professionnel, particulier, étudiant), service et/ou civilité, société, fonction, informations de paiement, données de connexions (dates et heures de connexions, adresse IP) et données de navigation, historiques de commandes, préférences et centres d’intérêts, produits consultés, incidents de livraisons, réclamations.

Nous n’effectuons pas de traitement de données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l’appartenance syndicale, ni de traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

6. A quel moment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez volontairement notamment lorsque :

• Vous créez ou modifiez votre compte client ou compte utilisateur dans votre espace dédié sur l’un de nos sites ;
• Vous effectuez une commande ou souscrivez à un abonnement ;
• Vous réglez une commande ou un abonnement ;
• Vous naviguez sur nos sites, consultez des produits et utilisez nos services ;
• Vous participez à un jeu ou un concours ;
• Vous contactez notre service client ;
• Vous téléchargez un livre blanc ou toute documentation relative à l'un de nos produits ;
• Vous demandez une démonstration d’un produit ou un devis ;
• Vous participez à un événement, une conférence ou un webinar ;
• Vous souhaitez être contacté par un commercial.

7. Quelles données à caractère personnel sont obligatoires ?

Lorsque vous remplissez des champs, le caractère obligatoire de l’information qui vous est demandée est signalé par un astérisque, car ces informations sont nécessaires afin de remplir nos obligations vis-à-vis de vous, à savoir vous fournir une prestation de service ou vous permettre l’achat d’un produit. Si ces informations obligatoires ne nous sont pas communiquées, nous ne pourrons pas vous fournir ce que vous attendez.

Certaines informations, notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant la consultation du site ainsi que ses fonctionnalités, sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre site par des cookies. Pour plus d’information, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies.

8. Quelles sont les bases juridiques et les finalités des traitements de vos données à caractère personnel ?

Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

• La gestion et le suivi de la relation commerciale : contrats, commandes, abonnements, livraisons, gestion de votre compte client, gestion des réclamations ;
• L’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle, lorsque ces informations et newsletters sont directement liées à vos abonnements et font partie intégrante de vos abonnements ;
• La gestion du recouvrement et du contentieux.

Les traitements poursuivant les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser les intérêts légitimes de Wolters Kluwer France ou par un tiers en particulier la gestion, le suivi, le contrôle et le développement de son activité et la connaissance client :

• La réalisation des sondages, des études, des enquêtes de satisfaction et des tests produits ;
• L’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site ;
• La gestion de votre participation à des jeux concours ou des opérations promotionnelles ;
• L'élaboration de statistiques commerciales ;
• L’analyse et l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site (nombre de pages vues, nombre de visites et activité) de nos services (articles lus) et des publicités affichées sur le site, au moyen de Google Analytics ;
• L’envoi d’informations et de newsletters personnalisées sur nos produits et services et leur évolution, sur notre actualité, sur votre actualité professionnelle. La caractérisation de profils clients et l’analyse de vos préférences en matière d’achat ;
• L’analyse marketing.

Enfin, les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires à savoir :

• La gestion de la facturation et de la comptabilité ;
• La gestion de vos droits en tant que personne concernée au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. A cet égard vous pouvez consulter à l’article 9 ci-dessous quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel.

9. Comment gérer vos données à caractère personnel ?

Vous pouvez personnaliser l’envoi des newsletters et des offres promotionnelles que vous souhaitez recevoir en vous rendant sur le site de gestion de vos préférences en matière de communication électronique, accessible depuis tout courriel que nous vous adressons (en cliquant sur le lien de désabonnement, puis sur le lien vers le centre de gestion de vos préférences), ou en contactant le service client (voir article 15.9).

Il est précisé que certaines lettres d'informations que nous vous envoyons sont directement liées à vos abonnements et ces informations font partie intégrante de vos abonnements. Si vous faites le choix de vous désabonner de ces lettres d'actualités, en contactant notre service client, l'exécution partielle du contrat qui nous lie ne pourra nous être opposée.

10. Le recours aux traitements de profilage marketing

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements des données à caractère personnel vous concernant réalisés à des fins de prospection commerciale dans les conditions définies ci-après.

11. Qui seront les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Les personnes habilitées à accéder à vos données sont :

• Les personnes habilitées de Wolters Kluwer France et du groupe Wolters Kluwer ;
• Les partenaires de Wolters Kluwer France ;
• Les prestataires de services avec lesquels nous travaillons pour la gestion de vos commandes et abonnements ainsi que pour l’exécution de certains services que nous vous proposons (facturation, paiement, recouvrement, satisfaction client, etc…) pour les finalités précédemment mentionnées, et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées. Ces prestataires pourront être amenés à vous contacter directement à partir des coordonnées que vous nous avez communiquées. Nous exigeons de manière stricte de nos prestataires de services qu’ils utilisent vos données à caractère personnel uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité la réglementation applicable en matière de protection de données à caractère personnel et d’accorder une attention particulière à la confidentialité et à la sécurité de ces données.

Vos données à caractère personnel pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour Wolters Kluwer France, afin de préserver ses droits et intérêts.

12. Où sont stockées vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de nos prestataires de services, lesquels sont situés au sein de l’Union Européenne.

13. Quelles mesures de sécurité pour vos données à caractère personnel ?

Nous attachons une grande importance à la sécurité de vos données.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données à caractère personnel, nous nous assurons qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

C’est la raison pour laquelle nous mettons en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci. Sur nos sites, nous gérons vos informations de paiement, avec l’aide de notre partenaire Sogenactif (conforme aux règles « PCI » Payment Card Industry), selon des méthodes répondant aux normes de l’industrie (telles que « PCI DSS » / Payment Card Industry Data Security System).

Wolters Kluwer France met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées.

Lorsque nous avons recours à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

De même, Wolters Kluwer France effectue des audits de ses propres services, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.

14. Vos données à caractère personnel seront-elles transférées hors de l’Union Européenne ?

Dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus, nous serons susceptibles de transmettre vos données à caractère personnel à des sociétés situées dans des pays non-membres de l'Espace Économique Européen (Union Européenne, Islande, Liechtenstein, Norvège), dont les législations en matière de protection des données à caractère personnel diffèrent de celles de l'Union Européenne.

Des transferts hors Union Européenne pourront ainsi être réalisés notamment dans le cadre de nos activités suivantes : télévente externe (Maroc), prestations informatiques (Etats-Unis).Les transferts réalisés vers les autres pays sont encadrés par les mesures de garantie appropriées suivantes :

• Les données peuvent faire l’objet d’un transfert vers nos prestataires établis aux Etats-Unis, dans le cadre de prestations de services informatiques. Ces derniers ont adhéré aux EU-US Privacy Shield et assurent un niveau de protection adéquat des données (Décision (UE) 2016/1250 du 12-7-2016).
• Pour les autres pays hors UE, des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir communication des garanties prises en vous adressant à notre délégué à la protection des données : FR-dpo@wolterskluwer.com.

15. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?

Nous sommes particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

15.1 Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

15.2 Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, Wolters Kluwer France ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si, elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

15.3 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

15.4 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Notamment, en matière de prospection commerciale, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part de Wolters Kluwer France.

Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (Email, SMS), Wolters Kluwer France pourra y recourir si vous avez donné votre accord au moment de la collecte ou si vous êtes déjà client ou si nous entrons en contact avec vous à titre professionnel. Par suite, vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant stop au numéro figurant dans le message reçu.

Enfin, en tant que consommateur, vous avez la possibilité de demander gratuitement l’inscription de votre numéro de téléphone sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique auprès de l’organisme OPPOSETEL par le biais du lien suivant : www.bloctel.gouv.fr. Néanmoins, il convient de noter que cette démarche n’interrompra pas la réception des propositions commerciales par voie électronique, si ce mode de prospection a été expressément consenti et que le consentement n’a pas été retiré auprès du responsable de traitement selon les modalités susmentionnées.

15.5 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données à caractère personnel. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Wolters Kluwer France.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

15.6 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

15.7 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

15.8 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.

15.9 Les modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en vous adressant à notre service client :

• Par courrier postal : Wolters Kluwer, Service Client RGPD CP 402 - 14, rue Fructidor - 75 814 Paris CEDEX 17) ;
• Par courriel : FR-rgpd@wolterskluwer.com, en précisant votre référence client.

Dernière précision : toute demande par courrier postal ou courriel devra être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.

16. Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Elles sont conservées par des durées variables en fonction de la finalité de leur collecte, à savoir :

Lorsque la règlementation l’exige, ces délais pourront être plus longs. De plus, il est précisé qu’en cas de collecte d’une donnée à caractère personnel pour plusieurs finalités, celle-ci sera conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

17. Modifications de cette politique

Nous mettons régulièrement à jour cette politique en fonction des évolutions légales et toute mise à jour sera consultable sur cette même page.